Podstawowym zadaniem programu jest wspomaganie pracy sekretariatu firmy. Program prowadzi szereg rejestrów ułatwiających zarządzanie dokumentami przepływającymi przez sekretariat. Szerokie możliwości wyszukiwania zgromadzonych danych pozwalają szybko dotrzeć do potrzebnej informacji (ekran).

Kartoteka dokumentów zakupu

Zawiera informacje o wszystkich dokumentach finansowych (faktury, rachunki, korekty) wpływających do sekretariatu. Dane rejestrowanego dokumentu zawierają: numer porządkowy automatycznie wprowadzany przez program, datę rejestracji, numer dokumentu, wartość, informacje o wystawcy, identyfikator użytkownika rejestrującego oraz uwagi.

Kartoteka korespondencji wysyłanej / otrzymywanej

Kartoteki zawierają dane korespondencji przechodzącej przez sekretariat. Rejestrowane informacje obejmują: numer porządkowy automatycznie wprowadzany przez program, datę rejestracji, temat pisma, nazwę i adres nadawcy / odbiorcy, identyfikator działu będącego odbiorcą / nadawcą, uwagi oraz identyfikator użytkownika rejestrującego.

Kartoteka upoważnień udzielonych / otrzymanych

Kartoteki te zawierają informacje o udzielonych / otrzymanych upoważnieniach do wystawiania faktur bez podpisu odbiorcy. Informacje te zawierają: liczbę porządkową, datę ważności upoważnienia oraz dane udzielającego / otrzymującego upoważnienie. Możliwe jest także definiowanie szablonu upoważnienia i drukowanie go na podstawie danych z kartoteki.

Notatnik

Umożliwia rejestrację i szybkie wyszukiwanie ważnych informacji o kontrahentach takich jak adresy, numery telefonów, nazwiska osób zatrudnionych.

Terminarz

Za pomocą terminarza użytkownik ma możliwość rejestrowania informacji o spotkaniach, konferencjach itp. Notatki te mogą być w łatwy sposób wyszukiwane, możliwa jest zmiana zakresu czasowego wyświetlanych informacji oraz ich wydruk.

Wydruki i zestawienia

• Rejestr korespondencji otrzymywanej / wysyłanej.
• Rejestr dokumentów zakupu (faktur).
• Upoważnienie do wystawiania faktur bez podpisu odbiorcy.
• Terminarz w zadanym przedziale czasowym.
• Zestawianie faktur wg kontrahentów.
• Przelew na podstawie zarejestrowanej faktury.

Zobacz także

Program pakietu MDB Firma. Definiowana liczba rejestrów korespondencji, dokumentów zakupu, upoważnień (definiowane szablony). Terminarz osobisty oraz publiczny. Baza kontrahentów oraz ich przedstawicieli. Pocztowa książka nadawcza. (więcej)